شرع ديوان المراقبة العامة في تنفيذ خطة المسح الشامل للأجهزة الحكومية لتحديد 10 جهات وقطاعات حكومية جاهزة لعملية الربط معه إلكترونيا، وذلك لبدء تطبيق الرقابة لجميع مصروفات ومراقبة كافة أموال الدولة والتحقق من كل جهة من الجهات الخاضعة لرقابة ديوان المراقبة العامة بأن مصروفاتها لا تتعارض مع الأنظمة واللوائح المالية المنصوص عليها سواء المنقولة منها أو الثابتة والكيفية التي تدار بها هذه الأموال والمحافظة عليها وحسن استغلالها للغرض الذي استخدمت فيه وعدم الإساءة في استعمالها.

ونبه الديوان القطاعات الحكومية إلى ضرورة مراعاة متطلباته في تحديد البيانات والمعلومات والنماذج الآلية قبل أن يتم التعاقد مع أي مكاتب استشارية لتنفيذ التعاملات المالية الإلكترونية وضرورة التنسيق المسبق مع وزارة المالية قبيل الشروع في تنفيذ التعامل الآلي، وإلزام معهد الإدارة العامة بسرعة تنظيم دورات لموظفي الإدارات المالية في الأجهزة الحكومية حول أفضل الأساليب وإعداد البيانات المالية والحسابات الشهرية والختامية.

5 نماذج متطورة

كما حدد الديوان خمس تجارب عملية تؤخذ كنماذج متطورة في دول متقدمة نجحت في عمليات المراجعة الآلية والتحول للتعاملات الإلكترونية لغرض الاستفادة منها في وضع خطة متكاملة وتنفيذية لعملية الربط بين الديوان والجهات الحكومية والنظر في تحديد العناصر البشرية والفنية المؤهلة لتنفيذ تلك الخطة في إطار زمني محدد. وجاء هذا الإجراء استجابة لقرار مجلس الوزراء القاضي بإعطاء مهلة ثلاث سنوات تتم فيها عملية التحول التدريجي في تعاملات الجهات الحكومية إلى تعاملات إلكترونية في الجانب المالي والمحاسبي.

ضبط الحسابات المفتوحة

كما يضبط ديوان المراقبة العامة حركة الحسابات المالية المفتوحة لدى الجهات الحكومية بمختلف تخصصاتها ونطاق أعمالها والتي تخضع لأنظمة وظائف مباشرة الأموال العامة مع البنوك ومؤسسة النقد.

ووفق ما يملكه من صلاحيات وبما خول له النظام يرى أحقيته تتجه نحو التأكد من هذه الحسابات المفتوحة باسم هذه الجهات لدى مؤسسة النقد أو أحد البنوك وتمكينه من عملية الاستفسار المباشر عن حركة الحسابات المفتوحة ومقدار الأرصدة الموجودة فيها والتأكد من أن هذه الحسابات باسم الجهة الحكومية أو باسم أمناء الصناديق العاملين لدى هذه الجهات.

لجان للجرد والمتابعة

وفي آلية مراقبته للواقع المالي والعيني لدى هذه الجهات أكد على ضرورة تشكيل لجان لجرد ومتابعة الصناديق والمستودعات والعهد العينية التي تملكها القطاعات الحكومية على أن تكون آلية الجرد للصناديق الموجودة في مقار المراكز الرئيسة للدوائر الحكومية وغيرها من الجهات المعنية بصورة مفاجئة كل ستة أشهر دون تحديد مواعيد عملية الجرد بينما المستودعات والعهد العينية تكون بعد عام كامل على الأقل وفي أوقات ملائمة.

ونبه الديوان على أن عملية اختيار أعضاء لجان الجرد يسلتزم أن تكون في سرية تامة ويكون في عضويتها مندوب من الإدارة المالية وآخر من إدارة التفتيش أو من يقوم مقامهما من الموظفين الماليين الأكفاء في الفروع وأن تكون عملية الجرد للموجودات تحت نظر اللجان المشكلة من غير الموظفين المسؤولين عن المستودعات والعهد العينية أو الصناديق المالية وفي حالة الضرورة لشخص يكون أكثر إلماما بما تحويه المستودعات من أصناف تمنح اللجنة الأحقية في ضم مندوب فني يملك الخبرة في معرفة نوعية الأصناف الموجودة..

وأشار الديوان إلى أن عملية الجرد للصناديق وكذلك المستودعات تكون بحضور مسؤولي الصناديق والمستودعات لكن شريطة عدم تدخلهم إطلاقا في مسؤوليات وواجبات لجان الجرد التي تكون مهمتها دراسة الكشوفات والمسيرات المالية المتعلقة بالرواتب وما في حكمها أو الكشوفات المتعلقة بالسلفة المؤقتة وأن تستخرج منها قيمة الرواتب والاستحقاقات الأخرى الباقية بدون صرف مما يكون تحت يد أمين الصندوق وأن يشار لكل ذلك في محاضر الجرد والتأكد من أية مبالغ أو أوراق ذات قيمة مالية لم يبرزها أمين الصندوق.

كما أن من المهام التي يجب أن تقوم بها اللجنة تطبيق المبالغ التي تم إيداعها للخزينة سواء لمؤسسة النقد أو أحد البنوك والمقيدة في جانب المدفوعات من دفتر يومية الصندوق ودراسة كل الإشعارات التي ترد من هذه المؤسسات سواء الكشوفات الإيداعية والحوالات المصروفة، وكذلك مطابقة القيودات المالية والمقيدة من الجهات التي تمسك حساباتها بنفسها ومدى مطابقتها لدفتر يومية الصندوق ودفتر الحوالات الموجودة في الإدارة المالية.

ديوان المراقبة يضبط مصروفات وحسابات الجهات الحكومية إلكترونيا