اعتمد المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي، دليل تسمية الجمعيات والمؤسسات الأهلية والصناديق العائلية والأهلية، الذي يوضح الإجراءات المتبعة عند اختيار الاسم، حيث تُعَدّ عملية الاختيار خُطوة مُمهِّدة للحصول على الترخيص لممارسة النشاط في المملكة.
اسم مُعبر ومراع للآداب وغير مشابه لجهة حكومية
وتشمل المبادئ الأساسية لتسمية هذه الجهات؛ أن يعبر الاسم عن طبيعة النشاط والخدمات المقدمة، وأن لا يكون الاسم مضللاً أو غير معبر، وأن يظل ذا صبغة معنوية في توضيح الغاية أو الرسالة التي يسعى المؤسس أو المؤسسون لها، وألا يتضمن أي إشارة أو رمز أو تعبير يخالف النظام والآداب العامة، وألا يحتوي على أسماء دول أو مدن أو مناطق أو قبائل أو فئات اجتماعية عامة، أو ما يوحي بتمثيل المملكة أو الدول أو بمنظمات دولية أو حكومية، وكذلك تجنب أي تقليد لها إلا في حال الحصول على تصريح رسمي من الجهة المالكة لها.
كما يجب ألا يتضمن الاسم أغراضاً للتحديد الجغرافي أو الديموغرافي (مكانياً) دون أن يفهم منه تخصيص أو تمييز لفئة، وأي تلميح أو تشابه أو تطابق مع أسماء الخدمات المرتبطة بالجهات الحكومية أو الرسمية، ويشترط في حالة التسمية باسم شخص طبيعي أن يكون الاسم دالاً، وأن يكون الشخص على قيد الحياة وموافقاً على استخدام اسمه، كما يلزم تقديم ما يثبت موافقة من الورثة في حالة الوفاة، ويراعى في تسمية الصناديق العائلية ما نصت به القواعد المنظمة للصناديق العائلية، حيث يُحظر استخدام أسماء الجمعيات الأهلية أو الصناديق الاندماجية اسم شخص (فرد).
وفيما يخّص قواعد حوكمة الجمعيات والمؤسسات الأهلية، فيُشترط ألا يقل سن عضو الجمعية العمومية عن 15 عامًا، وأن يكون كامل الأهلية المعتبرة شرعًا ونظامًا، وسداد رسوم العضوية إن وجدت، وأن يكون قد مضى على عضويته في الجمعية مدة لا تقل عن شهرين على الأقل، وأن يكون غير محكوم عليه بجريمة مخلة بالشرف أو الأمانة، ما لم يكن قد رُدّ إليه اعتباره، وتتألف العضوية من أصحاب الشخصية الطبيعية أو الاعتبارية، وفق الفئات التالية: العضو العادي الذي يلتزم بسداد رسوم العضوية العادية، والعضو الداعم الذي يلتزم بسداد رسوم العضوية الداعمة، ولا يقل عن حد أدنى يحدد سنويًا بموجب قرار من مجلس الإدارة، ويجوز للعضو الداعم حضور الاجتماعات دون حق التصويت، ولا يحق له الترشح لعضوية مجلس الإدارة أو المشاركة في اتخاذ القرار، ولا يحتسب هذا العضو ضمن النصاب القانوني لاجتماعات الجمعية العمومية.
كما تتضمّن مهام المراجع الداخلي للجمعية، تقييم أنظمة الرقابة الداخلية، بما في ذلك النظام المحاسبي، للتحقق من سلامتها وفاعليتها، وتحديد أوجه القصور إن وُجدت، واقتراح الوسائل والإجراءات اللازمة لمعالجتها بما يكفل حماية أموال الجمعية وممتلكاتها من الاختلاس أو الضياع أو الهدر أو سوء الاستغلال، والتحقق من التزام الجمعية بالأنظمة واللوائح والتعليمات والإجراءات المالية، والتحقق من كفايتها وملاءمتها، وتقديم تقرير إلى مجلس إدارة الجمعية يتضمن نتائج المراجع الداخلي، وتحديد أوجه المخالفات، ومدى التزام الجمعية، ومتابعة الخطط التصحيحية، وفحص المستندات الخاصة بالمصروفات والإيرادات بعد إتمامها للتأكد من صحتها ونظاميتها، وفحص السجلات المحاسبية وقيودها ومستنداتها، والتأكد من سلامة القيود المحاسبية وصحة تسجيلها.
بُقدَّم تقرير سنوي يشمل الأحكام التي تم تطبيقها
وبُقدَّم تقرير سنوي من الجمعية أو المؤسسة يشمل الأحكام التي تم تطبيقها، وأسماء أعضاء مجلس الإدارة أو مجلس الأمناء وأعضاء اللجان والوظائف القيادية، وتقييمهم الحالي والسابق، ومؤهلاتهم وخبراتهم، وعدد اجتماعات مجلس الإدارة أو مجلس الأمناء التي عُقدت خلال السنة المالية الأخيرة، وتواريخ انعقادها، وسجل حضور كل اجتماع موضحًا فيه أسماء الحاضرين، وأسماء اللجان وتوصيفها واختصاصاتها وتواريخ تشكيلها، مع الإفصاح عن سياسة أو لائحة أو وثيقة أو قرار أو إجراء يتضمن آلية أو أسس اختيار أو تعيين أعضاء مجلس الإدارة أو مجلس الأمناء أو اللجان التابعة لها، أو أي لجنة أخرى.
ويضم التقرير السنوي أيضاً الإفصاح عن أي وسيلة تم اتباعها لاختيار أو تعيين أعضاء الجمعية أو المؤسسة من جهة إشرافية أو تنفيذية أو قضائية أو تشريعية، وأسماء الأعضاء الذين انتهت عضويتهم خلال السنة المالية الأخيرة وفئاتهم، ووصف لأنواع الأنشطة التي مارستها الجمعية أو المؤسسة ونوعها، وجدول زمني أو رسم بياني لنتائج الأعمال في السنوات الثلاث أو الخمس الأخيرة أو منذ التأسيس – أيهما أقصر، والإفصاح عن أي فروقات مالية جوهرية في نتائج أعمال الجمعية أو المؤسسة عن نتائج الأعوام السابقة.
